Datenschutzrichtlinie

Der Verantwortliche für personenbezogene Daten ist NETSENDO PSA (einfache Aktiengesellschaft), eingetragen im Unternehmerregister des Landesgerichtsregisters, geführt vom Bezirksgericht Katowice-Wschód in Katowice, 8. Wirtschaftsabteilung des Landesgerichtsregisters.

Der Verantwortliche hat keinen Datenschutzbeauftragten (DSB) ernannt. In Angelegenheiten bezüglich des Schutzes personenbezogener Daten kontaktieren Sie uns bitte unter der E-Mail-Adresse: office@netsendo.com.

"Personenbezogene Daten"

alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO).

"Verarbeitung"

jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung (Art. 4 Nr. 2 DSGVO).

"Verantwortlicher"

NETSENDO PSA — die Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet (Art. 4 Nr. 7 DSGVO).

"Dienst"

die Website verfügbar unter netsendo.com und alle zugehörigen Unterseiten.

"Anwendung" oder "Software"

NetSendo-Software — eine selbst gehostete E-Mail- und SMS-Marketing-Automatisierungsplattform, bereitgestellt unter einer separaten EULA-Lizenz.

"Nutzer"

jede natürliche Person, die den Dienst oder die Anwendung nutzt.

"Cookies"

kleine Textdateien, die vom Webbrowser auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert werden, wenn der Dienst genutzt wird.

"DSGVO"

Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 — Datenschutz-Grundverordnung.

"PKE"

Gesetz vom 12. Juli 2024 — Elektronisches Kommunikationsgesetz, das unter anderem die Regeln für die Verwendung von Cookies regelt.

Die personenbezogenen Daten der Nutzer werden basierend auf folgenden Zwecken und Rechtsgrundlagen verarbeitet:

Falls die Grundlage für die Verarbeitung das berechtigte Interesse des Verantwortlichen ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), besteht dieses Interesse insbesondere in: der Durchführung laufender Korrespondenz, der Gewährleistung der Sicherheit von IT-Systemen, der Durchführung statistischer Analysen und dem Marketing eigener Produkte und Dienstleistungen.

Die personenbezogenen Daten der Nutzer können an folgende Empfängerkategorien übermittelt werden, jedoch nur im Umfang, der zur Erreichung der angegebenen Verarbeitungszwecke erforderlich ist:

• Hosting- und IT-Infrastrukturanbieter — Unternehmen, die Diensthosting, Datenbanken, CDN-Dienste und E-Mail bereitstellen;
• Zahlungsdienstleister — Zahlungsbetreiber, die Abonnementtransaktionen abwickeln (z. B. Stripe, Polar);
• Anbieter von Analysetools — Unternehmen, die Tools zur Analyse des Website-Verkehrs bereitstellen (falls verwendet);
• Buchhaltungsbüros und Rechtsberater — Unternehmen, die Buchhaltungs-, Steuer- und Rechtsdienstleistungen für den Verantwortlichen erbringen;
• Behörden — in Fällen, die durch geltendes Recht vorgesehen sind (z. B. Finanzämter, Gerichte, Strafverfolgungsbehörden).

Jedes Unternehmen, das Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet, handelt auf der Grundlage eines Auftragsverarbeitungvertrags (Art. 28 DSGVO) und ist verpflichtet, angemessene Datenschutzmaßnahmen anzuwenden.

Im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten Dritter (z. B. Infrastrukturanbieter, Zahlungsabwickler) können personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt werden.

In einem solchen Fall erfolgt die Datenübermittlung auf der Grundlage von:

• einem Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission für ein Drittland (Art. 45 DSGVO);
• Standardvertragsklauseln (SCC), die von der Europäischen Kommission angenommen wurden (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO);
• verbindlichen internen Datenschutzvorschriften (BCR), die von der zuständigen Aufsichtsbehörde genehmigt wurden (Art. 47 DSGVO);
• anderen Mechanismen, die in Kapitel V der DSGVO vorgesehen sind.

Insbesondere kann die Datenübermittlung in die USA auf der Grundlage des EU-US Data Privacy Framework (Beschluss der Europäischen Kommission vom 10. Juli 2023) oder Standardvertragsklauseln erfolgen.

Der Nutzer hat das Recht, eine Kopie der angewandten Sicherheitsmaßnahmen zu erhalten, indem er den Verantwortlichen unter: office@netsendo.com kontaktiert.

Personenbezogene Daten werden für den Zeitraum gespeichert, der zur Erreichung der Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist, unter Berücksichtigung geltender Gesetze:

Nach Ablauf der angegebenen Fristen werden personenbezogene Daten gelöscht oder effektiv anonymisiert.

Gemäß der DSGVO hat jeder Nutzer, dessen personenbezogene Daten vom Verantwortlichen verarbeitet werden, folgende Rechte:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO) — das Recht, eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden, und eine Kopie der Daten zu erhalten.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) — das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) — "Recht auf Vergessenwerden" — das Recht, die Löschung personenbezogener Daten zu verlangen, wenn keine Rechtsgrundlage für deren weitere Verarbeitung besteht.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) — das Recht, die Einschränkung der Datenverarbeitung in bestimmten Fällen zu verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — das Recht, Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und sie einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) — das Recht, gegen die Verarbeitung von Daten aufgrund des berechtigten Interesses des Verantwortlichen, einschließlich Profiling, Widerspruch einzulegen. Im Falle eines Widerspruchs gegen die Datenverarbeitung zu Direktmarketingzwecken werden die Daten für diesen Zweck nicht mehr verarbeitet.
• Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) — in Fällen, in denen die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, hat der Nutzer das Recht, seine Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde(Art. 77 DSGVO) — der Nutzer hat das Recht, eine Beschwerde beim Präsidenten des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (PUODO) einzureichen:
  Amt für den Schutz personenbezogener Daten
  ul. Stawki 2, 00-193 Warschau
  Website: https://uodo.gov.pl

Um die oben genannten Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte unter der E-Mail-Adresse: office@netsendo.com. Eine Antwort auf die Anfrage erfolgt unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage. Bei komplexen Anfragen kann diese Frist um weitere zwei Monate verlängert werden, worüber der Nutzer informiert wird.

Der Verantwortliche trifft keine Entscheidungen gegenüber Nutzern, die ausschließlich auf einer automatisierten Datenverarbeitung beruhen, einschließlich Profiling, die ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen würden (Art. 22 DSGVO).

Grundlegende analytische Mechanismen können innerhalb des Dienstes verwendet werden, um Inhalte zu optimieren und die Kommunikation an die Nutzerpräferenzen anzupassen. Solche Aktivitäten stellen kein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO dar, da sie nicht zu automatisierten Entscheidungen führen, die erhebliche Auswirkungen auf den Nutzer haben.

Im Falle der Implementierung von Profiling-Mechanismen oder automatisierter Entscheidungsfindung in der Zukunft wird der Verantwortliche diese Datenschutzrichtlinie aktualisieren und die Nutzer in geeigneter Weise informieren.

Der Verantwortliche wendet geeignete technische und organisatorische Maßnahmen an, um den Schutz verarbeiteter personenbezogener Daten zu gewährleisten, insbesondere die Sicherung von Daten vor unbefugtem Zugriff, Änderung, Verlust, Beschädigung oder Zerstörung (Art. 32 DSGVO).

Die verwendeten Sicherheitsmaßnahmen umfassen insbesondere:

• Verschlüsselung der Datenübertragung — die Kommunikation zwischen dem Browser des Nutzers und dem Server des Dienstes erfolgt über das SSL/TLS-Protokoll (HTTPS-Zertifikat);
• Zugriffskontrolle — der Zugriff auf personenbezogene Daten wird nur autorisierten Personen auf der Grundlage individueller Berechtigungen gewährt;
• Regelmäßige Backups — implementierte Backup-Verfahren zur Gewährleistung der Betriebskontinuität und Datenwiederherstellung;
• Software-Updates — regelmäßiges Aktualisieren von Systemen und Software, um bekannte Schwachstellen zu beseitigen;
• Personalschulung — Personen, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben, sind im Datenschutz geschult und zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Die NetSendo-Anwendung bietet Funktionen auf Basis künstlicher Intelligenz, einschließlich der Generierung von E-Mail-Inhalten, Vorschlägen für Nachrichtenthemen und der Planung von Kampagnen mit dem Modul Campaign Architect.

In diesem Zusammenhang informieren wir, dass:

• KI-Modelle werden von Dritten bereitgestellt — Der Nutzer konfiguriert die Integration mit einem ausgewählten KI-Anbieter (z. B. OpenAI, Anthropic, Google) eigenständig und stellt seinen eigenen API-Schlüssel bereit. NETSENDO PSA verarbeitet keine KI-Anfragen der Nutzer und hat keinen Zugriff darauf;
• Daten werden lokal verarbeitet — im Falle der Nutzung der Anwendung in der Self-Hosted-Version werden alle KI-Daten auf einer vom Nutzer kontrollierten Infrastruktur verarbeitet und nicht an NETSENDO PSA übertragen;
• Keine automatisierte Entscheidungsfindung — KI-Funktionen sind ausschließlich unterstützend und vorschlagend. Die endgültige Entscheidung über den Inhalt und das Senden der Nachricht liegt immer beim Nutzer;
• Einhaltung des AI Act — Der Verantwortliche überwacht die Entwicklung von Vorschriften zur künstlichen Intelligenz, einschließlich der Verordnung des Europäischen Parlaments und des Rates (EU) über künstliche Intelligenz (AI Act), und verpflichtet sich, seine Dienste gemäß den geltenden Vorschriften anzupassen.

Der Verantwortliche behält sich das Recht vor, Änderungen an dieser Datenschutzrichtlinie vorzunehmen, um sie an die aktuelle Rechtslage, technologische Änderungen oder Änderungen des Umfangs der bereitgestellten Dienste anzupassen.

Nutzer werden über wesentliche Änderungen informiert durch:

• Veröffentlichung der aktualisierten Version der Datenschutzrichtlinie auf der Website des Dienstes;
• Aktualisierung des Datums "Letzte Aktualisierung", das am Anfang des Dokuments sichtbar ist;
• im Falle wesentlicher Änderungen — Benachrichtigung per E-Mail (sofern dem Verantwortlichen die E-Mail-Adresse des Nutzers vorliegt).

Die fortgesetzte Nutzung des Dienstes nach Veröffentlichung der aktualisierten Datenschutzrichtlinie bedeutet die Kenntnisnahme ihres Inhalts. Dies bedeutet jedoch keine Einwilligung in die Datenverarbeitung zu neuen Zwecken — in solchen Fällen wird der Verantwortliche den Nutzer um eine entsprechende Einwilligung bitten.

Die Bereitstellung personenbezogener Daten durch den Nutzer ist freiwillig, jedoch:

• Im Falle des Vertragsschlusses — ist die Bereitstellung von Daten wie E-Mail-Adresse, Identifikationsdaten und Rechnungsdaten eine vertragliche Anforderung, die für die Erbringung von Dienstleistungen erforderlich ist. Die Weigerung, diese Daten bereitzustellen, verhindert den Abschluss und die Erfüllung des Vertrags.
• Im Falle einer gesetzlichen Verpflichtung — ergibt sich die Bereitstellung von Daten für steuerliche und buchhalterische Zwecke (z. B. auf einer Rechnung) aus geltenden Gesetzen und kann nicht unterlassen werden.
• In anderen Fällen — ist die Bereitstellung von Daten vollständig freiwillig und führt zu keinen negativen Konsequenzen außer der Unmöglichkeit, bestimmte Funktionen des Dienstes zu nutzen (z. B. Kontaktformular, Newsletter).