Datenschutzerklärung

Der Verantwortliche für personenbezogene Daten ist NETSENDO PSA (einfache Aktiengesellschaft), eingetragen im Unternehmerregister des Landesgerichtsregisters, geführt vom Bezirksgericht Katowice-Wschód in Katowice, 8. Wirtschaftsabteilung des Landesgerichtsregisters.

Der Verantwortliche hat keinen Datenschutzbeauftragten (DSB) ernannt. In Angelegenheiten bezüglich des Schutzes personenbezogener Daten kontaktieren Sie uns bitte unter der E-Mail-Adresse: contact@netsendo.com.

"Personenbezogene Daten"

alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO).

"Verarbeitung"

jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung (Art. 4 Nr. 2 DSGVO).

"Verantwortlicher"

NETSENDO PSA — die Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet (Art. 4 Nr. 7 DSGVO).

"Dienst"

die Website verfügbar unter netsendo.com und alle zugehörigen Unterseiten.

"Anwendung" oder "Software"

die NetSendo-Software — eine Plattform zur Automatisierung von E-Mail- und SMS-Marketing, bereitgestellt auf Grundlage der EULA, die der Kunde entweder auf seiner eigenen Infrastruktur installiert (Self-Hosted) oder als Dienstleistung NetSendo Cloud bestellt.

"NetSendo Cloud"

die Dienstleistung, bei der wir NetSendo für den Kunden installieren, auf unserer Infrastruktur betreiben und aktualisieren.

"Bestellung"

der Kauf eines Abonnements NetSendo GOLD, NetSendo Cloud SILVER oder NetSendo Cloud GOLD im Dienst.

"Link"

Sold through Link, LLC, ein Unternehmen der Stripe-Gruppe, das Zahlungen für Abonnements als Händler (Merchant of Record) entgegennimmt.

"Nutzer"

jede natürliche Person, die den Dienst oder die Anwendung nutzt.

"Cookies"

kleine Textdateien, die vom Webbrowser auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert werden, wenn der Dienst genutzt wird.

"DSGVO"

Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 — Datenschutz-Grundverordnung.

"PKE"

Gesetz vom 12. Juli 2024 — Elektronisches Kommunikationsgesetz, das unter anderem die Regeln für die Verwendung von Cookies regelt.

Die personenbezogenen Daten der Nutzer werden basierend auf folgenden Zwecken und Rechtsgrundlagen verarbeitet:

Falls die Grundlage für die Verarbeitung das berechtigte Interesse des Verantwortlichen ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), besteht dieses Interesse insbesondere in: der Durchführung laufender Korrespondenz, der Gewährleistung der Sicherheit von IT-Systemen, der Durchführung statistischer Analysen und dem Marketing eigener Produkte und Dienstleistungen. Bei der Begrenzung der Bestellversuche besteht unser Interesse darin, das Bestellformular vor automatisierten Versuchen und Zahlungsbetrug zu schützen.

Die personenbezogenen Daten der Nutzer können an folgende Empfängerkategorien übermittelt werden, jedoch nur im Umfang, der zur Erreichung der angegebenen Verarbeitungszwecke erforderlich ist:

• Anbieter von IT-Infrastruktur — Unternehmen, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten: Vercel Inc. (USA; Hosting des Dienstes, einschließlich Bestellformular und Zahlungsbenachrichtigungen, sowie Server-Logs), Supabase Inc. (Datenbank für Bestellungen und Lizenzen in der EU-Region, Frankfurt), ADERLO PSA (Aderlo Cloud; der Mailserver, über den wir Transaktions-E-Mails und Nachrichten über neue NetSendo-Versionen von noreply@netsendo.com versenden, sowie die Server von NetSendo Cloud) und der Infrastrukturanbieter Google Cloud (Region Frankfurt, Deutschland), auf dessen Infrastruktur unser Lizenzserver läuft;
• Link und Stripe — die Zahlung nimmt Link (Sold through Link, LLC) als Händler (Merchant of Record) entgegen, abgewickelt wird sie von Unternehmen der Stripe-Gruppe. Wir übermitteln Link die E-Mail-Adresse und die für die Zahlung erforderlichen Bestelldaten. Link und Stripe verarbeiten Daten für Zahlung, Steuerabrechnung, Betrugsprävention, Bearbeitung von Streitfällen, Transaktionsabwicklung und Link-Konten als eigenständige Verantwortliche nach ihren eigenen Datenschutzerklärungen (link.com/privacy, stripe.com/privacy). Soweit Stripe Transaktionsdaten in unserem Stripe-Konto für unsere Zwecke speichert, geschieht dies auf Grundlage unseres Vertrags mit Stripe;
• Anbieter von Analysetools — Unternehmen, die Tools zur Analyse des Website-Verkehrs bereitstellen (falls verwendet);
• Buchhaltungsbüros und Rechtsberater — Unternehmen, die Buchhaltungs-, Steuer- und Rechtsdienstleistungen für den Verantwortlichen erbringen;
• Behörden — in Fällen, die durch geltendes Recht vorgesehen sind (z. B. Finanzämter, Gerichte, Strafverfolgungsbehörden);
• Subunternehmer von NetSendo Cloud — ADERLO PSA und über sie die Hetzner Online GmbH (Rechenzentrum in Falkenstein, Deutschland) als weitere Auftragsverarbeiter für Daten in Instanzen von NetSendo Cloud;
• Vom Kunden von NetSendo Cloud gewählte Anbieter — E-Mail-Anbieter, SMS-Gateways und KI-Anbieter, die ein Kunde von NetSendo Cloud an seine Instanz anbindet. Der Kunde wählt sie selbst aus und schließt die Verträge mit ihnen selbst; die Instanz übermittelt ihnen Daten auf seine Weisung.

Unternehmen, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten, tun dies auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen (Art. 28 DSGVO). Link und Stripe sind nicht unsere Auftragsverarbeiter, soweit sie als eigenständige Verantwortliche handeln.

Personenbezogene Daten können in folgenden Fällen in die Vereinigten Staaten übermittelt werden:

• Vercel Inc. hostet den Dienst. Funktionen des Dienstes, einschließlich Bestellformular und Zahlungsbenachrichtigungen, laufen in einer Vercel-Region in den USA (Washington, D.C.). Daten aus dem Bestellformular (E-Mail-Adresse, Plan, Name der Instanz) und die IP-Adresse, aus der wir den Hashwert berechnen, werden daher in den USA verarbeitet; dasselbe gilt für Server-Logs, einschließlich der IP-Adressen von Besuchern;
• Link (Sold through Link, LLC) hat seinen Sitz in den USA; wir übermitteln Link die für die Zahlung erforderlichen Daten bei der Weiterleitung auf die Zahlungsseite;
• Supabase Inc. speichert die Datenbank für Bestellungen und Lizenzen in der EU-Region (Frankfurt); als US-Unternehmen kann Supabase zur Wartung seiner Dienstleistung aus der Ferne darauf zugreifen;
• der Lizenzserver läuft auf Infrastruktur von Google Cloud in Frankfurt, Deutschland; der Anbieter gehört zu einer Unternehmensgruppe mit Sitz in den USA und kann zur Wartung seiner Dienstleistung aus der Ferne auf die Daten zugreifen.

Daten in Instanzen von NetSendo Cloud werden nicht außerhalb des EWR übermittelt.

In einem solchen Fall erfolgt die Datenübermittlung auf der Grundlage von:

• einem Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission für ein Drittland (Art. 45 DSGVO);
• Standardvertragsklauseln (SCC), die von der Europäischen Kommission angenommen wurden (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO);
• verbindlichen internen Datenschutzvorschriften (BCR), die von der zuständigen Aufsichtsbehörde genehmigt wurden (Art. 47 DSGVO);
• anderen Mechanismen, die in Kapitel V der DSGVO vorgesehen sind.

Die Übermittlung in die USA erfolgt gegenüber zertifizierten Empfängern auf Grundlage des Durchführungsbeschlusses (EU) 2023/1795 der Kommission vom 10. Juli 2023 über den Datenschutzrahmen EU-USA (EU-US Data Privacy Framework), im Übrigen auf Grundlage von Standardvertragsklauseln, die von der Europäischen Kommission erlassen wurden.

Der Nutzer hat das Recht, eine Kopie der angewandten Garantien zu erhalten, indem er den Verantwortlichen unter: contact@netsendo.com kontaktiert.

Personenbezogene Daten werden für den Zeitraum gespeichert, der zur Erreichung der Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist, unter Berücksichtigung geltender Gesetze:

Nach Ablauf der angegebenen Fristen werden personenbezogene Daten gelöscht oder effektiv anonymisiert.

Gemäß der DSGVO hat jeder Nutzer, dessen personenbezogene Daten vom Verantwortlichen verarbeitet werden, folgende Rechte:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO) — das Recht, eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden, und eine Kopie der Daten zu erhalten.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) — das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) — "Recht auf Vergessenwerden" — das Recht, die Löschung personenbezogener Daten zu verlangen, wenn keine Rechtsgrundlage für deren weitere Verarbeitung besteht.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) — das Recht, die Einschränkung der Datenverarbeitung in bestimmten Fällen zu verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — das Recht, Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und sie einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) — das Recht, gegen die Verarbeitung von Daten aufgrund des berechtigten Interesses des Verantwortlichen, einschließlich Profiling, Widerspruch einzulegen. Im Falle eines Widerspruchs gegen die Datenverarbeitung zu Direktmarketingzwecken werden die Daten für diesen Zweck nicht mehr verarbeitet.
• Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) — in Fällen, in denen die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, hat der Nutzer das Recht, seine Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde(Art. 77 DSGVO) — der Nutzer hat das Recht, eine Beschwerde beim Präsidenten des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten (PUODO) einzureichen:
  Amt für den Schutz personenbezogener Daten
  ul. Stawki 2, 00-193 Warschau
  Website: https://uodo.gov.pl

Um die oben genannten Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte unter der E-Mail-Adresse: contact@netsendo.com. Eine Antwort auf die Anfrage erfolgt unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage. Bei komplexen Anfragen kann diese Frist um weitere zwei Monate verlängert werden, worüber der Nutzer informiert wird. Wenn sich Ihre Daten in einer Instanz von NetSendo Cloud befinden, die einer unserer Kunden betreibt, ist dieser Kunde der Verantwortliche. Bitte richten Sie Ihre Anfragen an ihn; erreichen sie uns, leiten wir sie unverzüglich weiter. Anfragen zu Daten, die Link verarbeitet (Zahlung, Link-Konto), können Sie direkt an Link richten, über support.link.com.

Der Verantwortliche trifft keine Entscheidungen gegenüber Nutzern, die ausschließlich auf einer automatisierten Datenverarbeitung beruhen, einschließlich Profiling, die ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen würden (Art. 22 DSGVO).

Grundlegende analytische Mechanismen können innerhalb des Dienstes verwendet werden, um Inhalte zu optimieren und die Kommunikation an die Nutzerpräferenzen anzupassen. Solche Aktivitäten stellen kein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO dar, da sie nicht zu automatisierten Entscheidungen führen, die erhebliche Auswirkungen auf den Nutzer haben.

Im Falle der Implementierung von Profiling-Mechanismen oder automatisierter Entscheidungsfindung in der Zukunft wird der Verantwortliche diese Datenschutzerklärung aktualisieren und die Nutzer in geeigneter Weise informieren.

Der Verantwortliche wendet geeignete technische und organisatorische Maßnahmen an, um den Schutz verarbeiteter personenbezogener Daten zu gewährleisten, insbesondere die Sicherung von Daten vor unbefugtem Zugriff, Änderung, Verlust, Beschädigung oder Zerstörung (Art. 32 DSGVO).

Die verwendeten Sicherheitsmaßnahmen umfassen insbesondere:

• Verschlüsselung der Datenübertragung — die Kommunikation zwischen dem Browser des Nutzers und dem Server des Dienstes erfolgt über das SSL/TLS-Protokoll (HTTPS-Zertifikat);
• Zugriffskontrolle — der Zugriff auf personenbezogene Daten wird nur autorisierten Personen auf der Grundlage individueller Berechtigungen gewährt;
• Regelmäßige Backups — Daten des Dienstes und von NetSendo Cloud werden gesichert; Instanzen von NetSendo Cloud werden einmal täglich verschlüsselt auf einen separaten Server in der EU kopiert, und die zwei jüngsten Kopien werden aufbewahrt;
• Software-Updates — regelmäßiges Aktualisieren von Systemen und Software, um bekannte Schwachstellen zu beseitigen;
• Personalschulung — Personen, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben, sind im Datenschutz geschult und zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Die NetSendo-Anwendung bietet Funktionen auf Basis künstlicher Intelligenz, einschließlich der Generierung von E-Mail-Inhalten, Vorschlägen für Nachrichtenthemen und der Planung von Kampagnen mit dem Modul Campaign Architect.

In diesem Zusammenhang informieren wir, dass:

• KI-Modelle werden von Dritten bereitgestellt — Der Nutzer konfiguriert die Integration mit einem gewählten KI-Anbieter (z. B. OpenAI, Anthropic, Google) selbst und stellt seinen eigenen API-Schlüssel bereit. In einer Self-Hosted-Installation gehen die Anfragen von der Infrastruktur des Nutzers aus, bei NetSendo Cloud von seiner Instanz, und zwar direkt an den gewählten Anbieter. NETSENDO PSA nutzt diese Anfragen nicht für eigene Zwecke.
• Wo KI-Daten verarbeitet werden — in der Self-Hosted-Version werden KI-Daten auf der Infrastruktur des Nutzers verarbeitet, bei NetSendo Cloud in seiner Instanz, nach den Bestimmungen des Auftragsverarbeitungsvertrags.
• Keine automatisierte Entscheidungsfindung — KI-Funktionen sind ausschließlich unterstützend und vorschlagend. Die endgültige Entscheidung über den Inhalt und das Senden der Nachricht liegt immer beim Nutzer;
• KI-Regulierung — wir verfolgen die Vorschriften über künstliche Intelligenz, einschließlich der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung, AI Act), und passen die KI-Funktionen von NetSendo daran an.

Der Verantwortliche behält sich das Recht vor, Änderungen an dieser Datenschutzerklärung vorzunehmen, um sie an die aktuelle Rechtslage, technologische Änderungen oder Änderungen des Umfangs der bereitgestellten Dienste anzupassen.

Nutzer werden über wesentliche Änderungen informiert durch:

• Veröffentlichung der aktualisierten Version der Datenschutzerklärung auf der Website des Dienstes;
• Aktualisierung des Datums "Letzte Aktualisierung", das am Anfang des Dokuments sichtbar ist;
• im Falle wesentlicher Änderungen — Benachrichtigung per E-Mail (sofern dem Verantwortlichen die E-Mail-Adresse des Nutzers vorliegt).

Die fortgesetzte Nutzung des Dienstes nach Veröffentlichung der aktualisierten Datenschutzerklärung bedeutet die Kenntnisnahme ihres Inhalts. Dies bedeutet jedoch keine Einwilligung in die Datenverarbeitung zu neuen Zwecken — in solchen Fällen wird der Verantwortliche den Nutzer um eine entsprechende Einwilligung bitten.

Die Bereitstellung personenbezogener Daten durch den Nutzer ist freiwillig, jedoch:

• Im Falle des Vertragsschlusses — die Angabe einer E-Mail-Adresse und bei NetSendo Cloud eines Namens für die Instanz ist Voraussetzung für eine Bestellung. Zahlungsdaten und Rechnungsadresse geben Sie gegenüber Link an; ohne sie ist eine Zahlung nicht möglich.
• Im Falle einer gesetzlichen Verpflichtung — ergibt sich die Bereitstellung von Daten für steuerliche und buchhalterische Zwecke (z. B. auf einer Rechnung) aus geltenden Gesetzen und kann nicht unterlassen werden.
• In anderen Fällen — ist die Bereitstellung von Daten vollständig freiwillig und führt zu keinen negativen Konsequenzen außer der Unmöglichkeit, bestimmte Funktionen des Dienstes zu nutzen (z. B. Kontaktformular, Newsletter).