NetSendo Logo

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych — NetSendo Cloud

Załącznik nr 1 do Regulaminu sprzedaży subskrypcji NetSendo i usługi NetSendo Cloud · wersja 1.0 z 7 listopada 2026 r.

§ 1. Strony i zawarcie umowy

  1. Stronami umowy są:
    1. Klient, który zamówił Usługę Cloud, jako administrator danych (dalej: „Administrator”);
    2. NETSENDO PSA z siedzibą w Katowicach, ul. Jana III Sobieskiego 11, lok. E6, 40-082 Katowice, KRS 0001216341, NIP 6343067171, jako podmiot przetwarzający (dalej: „Procesor”).
  2. Umowę zawiera się razem z umową o Usługę Cloud, przez jej akceptację w formularzu zamówienia. Umowa jest umową w rozumieniu art. 28 ust. 3 rozporządzenia (UE) 2016/679 (dalej: „RODO”), zawartą w formie elektronicznej (art. 28 ust. 9 RODO).
  3. Pojęcia pisane wielką literą, które nie są zdefiniowane w umowie, mają znaczenie nadane im w Regulaminie sprzedaży subskrypcji NetSendo i usługi NetSendo Cloud (dalej: „Regulamin”).
  4. Jeżeli Administrator korzysta z Instancji wyłącznie w celach osobistych lub domowych, do których RODO nie ma zastosowania (art. 2 ust. 2 lit. c RODO), Procesor i tak stosuje wobec jego danych środki opisane w umowie.

§ 2. Przedmiot, charakter i cel przetwarzania

  1. Administrator powierza Procesorowi przetwarzanie danych osobowych zawartych w Danych Klienta, w zakresie i celu potrzebnym do świadczenia Usługi Cloud.
  2. Przetwarzanie polega na: przechowywaniu danych na serwerach, wykonywaniu kopii zapasowych i ich odtwarzaniu, instalacji i aktualizacji Oprogramowania, monitorowaniu i usuwaniu awarii, usypianiu i wznawianiu Instancji (w tym przechowywaniu danych w okresie Uśpienia), wykonywaniu operacji uruchamianych przez Administratora w Oprogramowaniu (w szczególności zapisów, importów, wysyłek, automatyzacji i statystyk), eksporcie oraz usuwaniu danych.
  3. Procesor przetwarza dane przez czas świadczenia Usługi Cloud, przez okres Uśpienia Instancji (§ 9 ust. 14 Regulaminu) oraz przez okres potrzebny na wykonanie § 10.

§ 3. Rodzaje danych i kategorie osób

  1. Kategorie osób, których dane dotyczą:
    1. subskrybenci i kontakty Administratora, w tym osoby zapisujące się przez formularze Administratora;
    2. użytkownicy panelu Instancji (Administrator, jego pracownicy i współpracownicy);
    3. inne osoby, których dane Administrator umieści w Instancji, na przykład w treściach wiadomości.
  2. Rodzaje danych:
    1. dane subskrybentów: adres e-mail, imię, nazwisko, numer telefonu do SMS, adres IP, dane urządzenia i przeglądarki (user agent), przybliżona lokalizacja ustalona z adresu IP, dane o aktywności (zapisy i wypisy, potwierdzenia, otwarcia, kliknięcia, zwroty, skargi), tagi, segmenty, wartości pól własnych, historia zgód i źródło zapisu;
    2. dane użytkowników panelu: imię, nazwisko, adres e-mail, dane logowania (hasło przechowywane w postaci skrótu), adres IP, dziennik aktywności w panelu;
    3. inne dane, które Administrator wprowadzi do pól własnych lub treści wiadomości.
  3. Administrator nie powierza danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO) ani danych dotyczących wyroków skazujących (art. 10 RODO). Jeżeli mimo to umieści je w Instancji, odpowiada za podstawę ich przetwarzania i za ocenę, czy środki z Załącznika A są dla nich wystarczające.

§ 4. Polecenia Administratora

  1. Procesor przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora. Poleceniami są: Regulamin, ta umowa, konfiguracja i działania wykonane przez Administratora w Instancji oraz polecenia przesłane e-mailem z adresu podanego przy zamówieniu. Akceptując umowę, Administrator poleca Procesorowi przechowywanie danych w okresie Uśpienia Instancji i obsługę wypisów w tym okresie, na zasadach § 10.
  2. Procesor może przetwarzać dane bez polecenia, jeżeli wymaga tego prawo Unii lub państwa członkowskiego. Informuje wtedy Administratora o tym obowiązku przed rozpoczęciem przetwarzania, chyba że prawo zabrania takiej informacji.
  3. Jeżeli zdaniem Procesora polecenie narusza RODO lub inne przepisy o ochronie danych, Procesor niezwłocznie informuje o tym Administratora i może wstrzymać wykonanie polecenia do czasu jego potwierdzenia lub zmiany.
  4. Procesor nie przetwarza danych do własnych celów, w szczególności nie wykorzystuje ich do marketingu ani do trenowania modeli AI.

§ 5. Obowiązki Procesora

  1. Procesor zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania tajemnicy albo podlegają ustawowemu obowiązkowi tajemnicy.
  2. Procesor stosuje środki techniczne i organizacyjne opisane w Załączniku A (art. 32 RODO). Procesor może zmieniać te środki, jeżeli nowe środki zapewniają co najmniej taki sam poziom bezpieczeństwa.
  3. Procesor, uwzględniając charakter przetwarzania, pomaga Administratorowi:
    1. odpowiadać na żądania osób, których dane dotyczą (art. 15–22 RODO); Administrator wykonuje większość z nich sam w Oprogramowaniu (wyszukanie, zmiana, eksport, usunięcie kontaktu); w pozostałym zakresie pomaga Procesor; w okresie Uśpienia, gdy Administrator nie ma dostępu do Instancji, Procesor zapisuje wypisy z linków w wysłanych wiadomościach i na żądanie Administratora wykonuje eksport albo usunięcie danych;
    2. wywiązywać się z obowiązków z art. 32–36 RODO, w tym przy ocenie skutków dla ochrony danych.
  4. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, zwróci się do Procesora, Procesor przekazuje żądanie Administratorowi bez zbędnej zwłoki i nie odpowiada na nie samodzielnie, chyba że Administrator go do tego upoważni.

§ 6. Naruszenia ochrony danych

  1. Procesor zgłasza Administratorowi naruszenie ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia, e-mailem na adres podany przy zamówieniu.
  2. Zgłoszenie zawiera, w miarę dostępnych informacji: opis charakteru naruszenia, kategorie i przybliżoną liczbę osób oraz rekordów, prawdopodobne konsekwencje oraz środki zastosowane lub proponowane w celu zaradzenia naruszeniu i zminimalizowania jego skutków. Informacje, których nie można podać od razu, Procesor przekazuje sukcesywnie.
  3. Zgłoszenia do organu nadzorczego i zawiadomienia osób, których dane dotyczą (art. 33–34 RODO), dokonuje Administrator. Procesor przekazuje mu informacje potrzebne do ich przygotowania.

§ 7. Dalsze podmioty przetwarzające

  1. Administrator udziela Procesorowi ogólnej zgody na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających (art. 28 ust. 2 RODO).

  2. W dniu zawarcia umowy Procesor korzysta z następujących dalszych podmiotów:

    Podmiot Zakres Lokalizacja danych
    ADERLO PSA (Aderlo Cloud), ul. Nowogrodzka 50/54 lok. 515, 00-695 Warszawa, KRS 0000955282, NIP 5492466214 utrzymanie serwerów Instancji, kopie zapasowe, sieć Niemcy (UE)
    Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Niemcy, jako podmiot, z którego korzysta Aderlo centrum danych, serwery fizyczne, serwer kopii zapasowych Falkenstein, Niemcy (UE)

  3. O zamiarze dodania lub zastąpienia dalszego podmiotu Procesor informuje Administratora e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej. Administrator może w tym terminie zgłosić uzasadniony sprzeciw. Jeżeli Strony nie znajdą rozwiązania, Administrator może wypowiedzieć umowę o Usługę Cloud ze skutkiem na dzień wprowadzenia zmiany i otrzymuje zwrot ceny za niewykorzystaną część Okresu rozliczeniowego.

  4. Procesor nakłada na dalsze podmioty obowiązki ochrony danych takie same jak w tej umowie, w szczególności obowiązek wdrożenia odpowiednich środków bezpieczeństwa (art. 28 ust. 4 RODO). Procesor odpowiada wobec Administratora za wykonanie obowiązków przez dalsze podmioty.

  5. Dostawcy, których Administrator sam wybiera i podłącza do Instancji (dostawcy poczty, bramki SMS, dostawcy modeli AI, inne integracje), nie są dalszymi podmiotami Procesora. Administrator zawiera z nimi umowy, w tym umowy powierzenia, samodzielnie. Procesor przekazuje im dane tylko na polecenie Administratora wynikające z konfiguracji Instancji.

§ 8. Miejsce przetwarzania i przekazywanie danych

  1. Procesor przechowuje dane w Europejskim Obszarze Gospodarczym, w centrum danych w Falkenstein w Niemczech.
  2. Procesor nie przekazuje danych do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych. Jeżeli w przyszłości będzie to konieczne, uprzedzi o tym Administratora w trybie § 7 ust. 3 i zastosuje jeden z mechanizmów z rozdziału V RODO.
  3. Przekazanie danych przez Instancję do dostawców wybranych przez Administratora (§ 7 ust. 5) jest przekazaniem dokonywanym przez Administratora.

§ 9. Audyt i informacje

  1. Procesor udostępnia Administratorowi informacje potrzebne do wykazania, że wypełnia obowiązki z art. 28 RODO. Co do zasady robi to, odpowiadając na pytania i kwestionariusze Administratora w ciągu 14 dni.
  2. Administrator może przeprowadzić audyt, w tym inspekcję, sam albo przez audytora zobowiązanego do poufności. Audyt zgłasza z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, nie częściej niż raz w roku, chyba że doszło do naruszenia ochrony danych albo wymaga tego organ nadzorczy. Audyt nie może zakłócać działania infrastruktury ani naruszać poufności danych innych klientów.
  3. Audyt u dalszego podmiotu przetwarzającego odbywa się za pośrednictwem Procesora, na zasadach umowy Procesora z tym podmiotem. Procesor może zamiast tego przekazać wyniki audytów lub certyfikaty dalszego podmiotu, jeżeli pozwalają ocenić środki bezpieczeństwa.
  4. Koszty audytu ponosi Administrator, chyba że audyt wykaże istotne naruszenie umowy przez Procesora.

§ 10. Koniec umowy: Uśpienie, zwrot i usunięcie danych

  1. Umowa wygasa z chwilą usunięcia danych na zasadach ust. 4. Postanowienia o poufności obowiązują także po jej wygaśnięciu.
  2. Z końcem umowy o Usługę Cloud Instancja zostaje uśpiona na 90 dni (§ 9 ust. 14 Regulaminu). W tym czasie Procesor:
    1. przechowuje dane bez zmian, na serwerze w EOG, i nie wykonuje na nich innych operacji niż opisane w tym ustępie;
    2. utrzymuje działanie linków wypisu w wiadomościach wysłanych z Instancji przed Uśpieniem i zapisuje wypisy w danych Administratora;
    3. na żądanie Administratora przekazuje mu eksport danych (zwrot danych w rozumieniu art. 28 ust. 3 lit. g RODO) na zasadach § 9 ust. 14 pkt 4 Regulaminu;
    4. przywraca Instancję z danymi, jeżeli Administrator wznowi Usługę Cloud.
  3. Administrator może w każdej chwili zażądać usunięcia danych przed upływem 90 dni. Procesor usuwa je wtedy w ciągu 5 Dni roboczych.
  4. Po upływie 90 dni albo w terminie z ust. 3 Procesor usuwa dane z serwera produkcyjnego. Kopie zapasowe zawierające dane wygasają w ciągu kolejnych 2 dni (§ 9 ust. 9 Regulaminu) i nie są w tym czasie wykorzystywane. Na żądanie Administratora Procesor potwierdza usunięcie e-mailem.
  5. Procesor może zachować dane dłużej tylko wtedy, gdy wymaga tego prawo Unii lub państwa członkowskiego, i tylko w zakresie tego wymogu.

§ 11. Odpowiedzialność

  1. Odpowiedzialność Stron wobec osób, których dane dotyczą, określa art. 82 RODO.
  2. W stosunkach między Stronami odpowiedzialność Procesora z tytułu tej umowy podlega zasadom § 13 Regulaminu.

§ 12. Postanowienia końcowe

  1. W sprawach nieuregulowanych stosuje się RODO, przepisy prawa polskiego i Regulamin. W razie sprzeczności między Regulaminem a tą umową w sprawach ochrony danych osobowych pierwszeństwo ma ta umowa.
  2. Zmiany umowy Procesor wprowadza w trybie zmian Regulaminu (§ 14 Regulaminu).
  3. Kontakt w sprawach umowy, w tym zgłoszenia dotyczące danych osobowych: contact@netsendo.com. Pomoc techniczna: support@netsendo.com.

Załącznik A. Środki techniczne i organizacyjne

Środki opisują stan na dzień zawarcia umowy. Procesor zapewnia ich stosowanie także przez Podwykonawcę hostingu, na podstawie umowy z nim.

  1. Szyfrowanie transmisji. Dostęp do panelu Instancji i jej API odbywa się wyłącznie przez HTTPS (TLS). Domena netsendo.app jest na liście HSTS preload, więc przeglądarki łączą się z nią tylko przez HTTPS.
  2. Oddzielenie Instancji. Każda Instancja działa w odrębnych kontenerach i ma odrębną bazę danych. Klient nie ma dostępu do serwera ani do innych Instancji.
  3. Kontrola dostępu. Do serwerów mają dostęp tylko imiennie upoważnione osoby NETSENDO i Aderlo, przez indywidualne konta i klucze. Panele administracyjne infrastruktury wymagają uwierzytelniania wieloskładnikowego. Upoważnienia są odbierane po zakończeniu współpracy.
  4. Blokada wychodzącego SMTP. Serwer Instancji nie wysyła poczty bezpośrednio; wysyłka idzie przez dostawcę wybranego przez Klienta.
  5. Kopie zapasowe. Codzienna, szyfrowana kopia całej Instancji (pliki i baza danych) na serwer fizycznie oddzielony od serwera Instancji, w UE. Przechowywane są dwie ostatnie kopie dzienne; starsza jest usuwana dopiero po udanym zapisaniu nowej, więc zawsze istnieje co najmniej jedna kopia. Odtworzenie losowo wybranej Instancji z kopii jest sprawdzane co najmniej raz na kwartał.
  6. Infrastruktura. Serwery w centrum danych Hetzner w Falkenstein, z pamięcią ECC i dyskami NVMe w konfiguracji RAID1.
  7. Aktualizacje. Oprogramowanie i system operacyjny są aktualizowane, a poprawki bezpieczeństwa instalowane bez zbędnej zwłoki.
  8. Monitorowanie. Dostępność Instancji i stan serwera są monitorowane automatycznie. Dzienniki dostępu administracyjnego są przechowywane przez 90 dni.
  9. Hasła. Hasła użytkowników panelu są przechowywane w postaci skrótu kryptograficznego.
  10. Poufność. Osoby z dostępem do danych są zobowiązane do zachowania poufności.
  11. Uśpienie. W okresie Uśpienia kontenery Instancji są zatrzymane; działa wyłącznie strona informacyjna i obsługa wypisów (§ 10 ust. 2).
  12. Usuwanie danych. Dane usuwa się z serwera po zakończeniu Uśpienia albo na żądanie Administratora (§ 10); nośniki wycofywane z użycia są niszczone lub czyszczone przez centrum danych.
  13. Obsługa incydentów. Aderlo zgłasza NETSENDO incydenty dotyczące Instancji w ciągu 24 godzin od ich stwierdzenia, co pozwala NETSENDO dotrzymać terminu z § 6 ust. 1.