Polityka Prywatności

Administratorem danych osobowych jest NETSENDO PSA (prosta spółka akcyjna), wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Katowice-Wschód w Katowicach, VIII Wydział Gospodarczy KRS.

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD). W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prosimy o kontakt na adres e-mail: contact@netsendo.com.

„Dane osobowe”

wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej (art. 4 pkt 1 RODO).

„Przetwarzanie”

każda operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych, w tym zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie, usuwanie lub niszczenie (art. 4 pkt 2 RODO).

„Administrator”

NETSENDO PSA — podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych (art. 4 pkt 7 RODO).

„Serwis”

strona internetowa dostępna pod adresem netsendo.com oraz wszelkie powiązane podstrony.

„Aplikacja” lub „Oprogramowanie”

oprogramowanie NetSendo — platforma do automatyzacji e-mail i SMS marketingu, udostępniana na podstawie licencji EULA, którą klient instaluje na własnej infrastrukturze (self-hosted) albo zamawia jako usługę NetSendo Cloud.

„NetSendo Cloud”

usługa, w której instalujemy NetSendo dla klienta, utrzymujemy je na naszej infrastrukturze i aktualizujemy.

„Zamówienie”

zakup subskrypcji NetSendo GOLD, NetSendo Cloud SILVER albo NetSendo Cloud GOLD w Serwisie.

„Link”

Sold through Link, LLC, podmiot z grupy Stripe, który przyjmuje płatności za subskrypcje jako sprzedawca formalny (merchant of record).

„Użytkownik”

każda osoba fizyczna korzystająca z Serwisu lub Aplikacji.

„Pliki cookies”

niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym Użytkownika przez przeglądarkę internetową podczas korzystania z Serwisu.

„RODO”

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. — Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych.

„PKE”

Ustawa z dnia 12 lipca 2024 r. — Prawo komunikacji elektronicznej, regulująca m.in. zasady stosowania plików cookies.

Dane osobowe Użytkowników przetwarzane są w oparciu o następujące cele i podstawy prawne:

W przypadku gdy podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), interesem tym jest w szczególności: prowadzenie bieżącej korespondencji, zapewnienie bezpieczeństwa systemów informatycznych, prowadzenie analiz statystycznych oraz marketing własnych produktów i usług. Przy ograniczaniu liczby prób naszym interesem jest ochrona formularza zamówienia przed automatycznymi próbami i nadużyciami płatniczymi.

Dane osobowe Użytkowników mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów przetwarzania:

• Dostawcy infrastruktury IT — podmioty, które przetwarzają dane na nasze zlecenie: Vercel Inc. (USA; hosting Serwisu, w tym obsługa formularza zamówienia i powiadomień o płatnościach, oraz dzienniki serwera), Supabase Inc. (baza danych zamówień i licencji w regionie UE, Frankfurt), ADERLO PSA (Aderlo Cloud; serwer poczty, z którego wysyłamy e-maile transakcyjne i wiadomości o nowych wersjach NetSendo z adresu noreply@netsendo.com, oraz serwery NetSendo Cloud), a także dostawca infrastruktury Google Cloud (region Frankfurt, Niemcy), w której działa nasz serwer licencji;
• Link i Stripe — płatność przyjmuje Link (Sold through Link, LLC) jako sprzedawca formalny, a obsługują ją podmioty z grupy Stripe. Przekazujemy Link adres e-mail i dane Zamówienia potrzebne do płatności. Link i Stripe przetwarzają dane do płatności, rozliczenia podatku, przeciwdziałania oszustwom, obsługi sporów, obsługi transakcji i konta Link jako odrębni administratorzy, na zasadach swojej polityki prywatności (link.com/privacy, stripe.com/privacy). W zakresie, w jakim Stripe przechowuje dane transakcji w naszym koncie Stripe na nasze potrzeby, działa na podstawie umowy, którą z nim zawarliśmy;
• Dostawcy narzędzi analitycznych — podmioty dostarczające narzędzia do analizy ruchu na stronie (jeśli są stosowane);
• Biuro rachunkowe i doradcy prawni — podmioty świadczące usługi księgowe, podatkowe i prawne na rzecz Administratora;
• Organy publiczne — w przypadkach przewidzianych przez obowiązujące przepisy prawa (np. urzędy skarbowe, sądy, organy ścigania);
• Podwykonawca NetSendo Cloud — ADERLO PSA i, za jej pośrednictwem, Hetzner Online GmbH (centrum danych w Falkenstein, Niemcy) jako dalsze podmioty przetwarzające dane w instancjach NetSendo Cloud;
• Dostawcy wybrani przez klienta NetSendo Cloud — dostawcy poczty, bramki SMS i dostawcy AI, których klient NetSendo Cloud podłącza do swojej instancji. Klient wybiera ich i zawiera z nimi umowy sam; dane przekazuje im instancja na jego polecenie.

Podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie działają na podstawie umów powierzenia (art. 28 RODO). Link i Stripe nie są naszymi podmiotami przetwarzającymi w zakresie, w jakim działają jako odrębni administratorzy.

Dane osobowe mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych w następujących przypadkach:

• Vercel Inc. hostuje Serwis. Funkcje Serwisu, w tym obsługa formularza zamówienia i powiadomień o płatnościach, działają w regionie Vercel w USA (Waszyngton). Dane z formularza zamówienia (adres e-mail, plan, nazwa instancji) i adres IP, z którego liczymy skrót, są więc przetwarzane w USA; dotyczy to także dzienników serwera, w tym adresów IP odwiedzających;
• Link (Sold through Link, LLC) ma siedzibę w USA; dane potrzebne do płatności przekazujemy mu przy przekierowaniu na stronę płatności;
• Supabase Inc. przechowuje bazę danych zamówień i licencji w regionie UE (Frankfurt); jako spółka z USA może mieć do niej dostęp zdalny przy utrzymaniu usługi;
• serwer licencji działa w infrastrukturze Google Cloud we Frankfurcie (Niemcy); dostawca należy do grupy z siedzibą w USA i może mieć dostęp zdalny do danych przy utrzymaniu usługi.

Dane w instancjach NetSendo Cloud nie są przekazywane poza EOG.

W takim przypadku przekazanie danych odbywa się na podstawie:

• decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych w państwie trzecim (art. 45 RODO);
• standardowych klauzul umownych (SCC) przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO);
• wiążących reguł korporacyjnych (BCR) zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy (art. 47 RODO);
• innych mechanizmów przewidzianych w Rozdziale V RODO.

Przekazanie do USA odbywa się na podstawie decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2023/1795 z dnia 10 lipca 2023 r. w sprawie ram ochrony danych UE–USA (EU-US Data Privacy Framework) wobec odbiorców objętych certyfikacją, a w pozostałym zakresie na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską.

Użytkownik ma prawo uzyskać kopię stosowanych zabezpieczeń, kontaktując się z Administratorem na adres: contact@netsendo.com.

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, w jakich zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa:

Po upływie wskazanych okresów dane osobowe są usuwane lub skutecznie anonimizowane.

Zgodnie z RODO, każdemu Użytkownikowi, którego dane osobowe są przetwarzane przez Administratora, przysługują następujące prawa:

• Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) — prawo do uzyskania potwierdzenia, czy dane osobowe są przetwarzane, oraz do uzyskania kopii danych.
• Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) — prawo do żądania poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.
• Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) — „prawo do bycia zapomnianym” — prawo do żądania usunięcia danych osobowych, gdy nie istnieje podstawa prawna ich dalszego przetwarzania.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) — prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych w określonych przypadkach.
• Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — prawo do otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz do przesłania ich innemu administratorowi.
• Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) — prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec profilowania. W przypadku sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego — dane nie będą dalej przetwarzane w tym celu.
• Prawo do cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3 RODO) — w przypadku gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, Użytkownik ma prawo cofnąć zgodę w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
• Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego(art. 77 RODO) — Użytkownik ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO):
  Urząd Ochrony Danych Osobowych
  ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
  Strona internetowa: https://uodo.gov.pl

W celu realizacji powyższych praw prosimy o kontakt na adres e-mail: contact@netsendo.com. Odpowiedź na żądanie zostanie udzielona bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie jednego miesiąca od dnia otrzymania żądania. W przypadku skomplikowanych żądań termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym Użytkownik zostanie poinformowany. Jeżeli Twoje dane są w instancji NetSendo Cloud prowadzonej przez naszego klienta, administratorem jest ten klient. Żądania kieruj do niego; jeżeli trafią do nas, przekażemy je bez zbędnej zwłoki. Żądania dotyczące danych przetwarzanych przez Link (płatność, konto Link) możesz kierować bezpośrednio do Link, przez support.link.com.

Administrator nie podejmuje wobec Użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny istotny sposób wpływały na ich sytuację (art. 22 RODO).

W ramach Serwisu mogą być stosowane podstawowe mechanizmy analityczne w celu optymalizacji treści i dopasowania komunikacji do preferencji Użytkowników. Tego rodzaju działania nie stanowią profilowania w rozumieniu art. 22 RODO, gdyż nie prowadzą do podejmowania zautomatyzowanych decyzji mających istotny wpływ na Użytkownika.

W przypadku wdrożenia mechanizmów profilowania lub zautomatyzowanego podejmowania decyzji w przyszłości, Administrator zaktualizuje niniejszą Politykę Prywatności i poinformuje Użytkowników w odpowiedni sposób.

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w szczególności zabezpieczające dane przed nieuprawnionym dostępem, zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 32 RODO).

Stosowane środki ochrony obejmują w szczególności:

• Szyfrowanie transmisji danych — komunikacja między przeglądarką Użytkownika a serwerem Serwisu odbywa się z wykorzystaniem protokołu SSL/TLS (certyfikat HTTPS);
• Kontrola dostępu — dostęp do danych osobowych mają wyłącznie upoważnione osoby, na podstawie indywidualnych uprawnień;
• Regularne kopie zapasowe — dane Serwisu i NetSendo Cloud są objęte kopiami zapasowymi; instancje NetSendo Cloud kopiujemy raz na dobę, w postaci szyfrowanej, na oddzielny serwer w UE i przechowujemy dwie ostatnie kopie;
• Aktualizacje oprogramowania — regularna aktualizacja systemów i oprogramowania w celu eliminacji znanych podatności;
• Szkolenia personelu — osoby mające dostęp do danych osobowych są przeszkolone w zakresie ochrony danych osobowych i zobowiązane do zachowania poufności.

Aplikacja NetSendo oferuje funkcje oparte na sztucznej inteligencji, w tym generowanie treści e-maili, sugestie tematów wiadomości oraz planowanie kampanii za pomocą modułu Campaign Architect.

W tym kontekście informujemy, że:

• Modele AI są dostarczane przez podmioty trzecie — Użytkownik samodzielnie konfiguruje integrację z wybranym dostawcą AI (np. OpenAI, Anthropic, Google) i podaje własny klucz API. W instalacji self-hosted zapytania wychodzą z infrastruktury Użytkownika, a w NetSendo Cloud z jego instancji, bezpośrednio do wybranego dostawcy. NETSENDO PSA nie wykorzystuje tych zapytań do własnych celów.
• Gdzie przetwarzane są dane AI — w wersji self-hosted dane AI są przetwarzane na infrastrukturze Użytkownika; w NetSendo Cloud w jego instancji, na zasadach umowy powierzenia.
• Brak automatycznego podejmowania decyzji — funkcje AI mają charakter wyłącznie wspierający i sugerujący. Ostateczna decyzja o treści i wysyłce wiadomości należy zawsze do Użytkownika;
• Regulacje dotyczące AI — śledzimy przepisy dotyczące sztucznej inteligencji, w tym rozporządzenie (UE) 2024/1689 (AI Act), i dostosowujemy do nich funkcje AI w NetSendo.

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności w celu dostosowania jej do aktualnego stanu prawnego, zmian technologicznych lub modyfikacji zakresu świadczonych usług.

O wszelkich istotnych zmianach Użytkownicy zostaną poinformowani poprzez:

• opublikowanie zaktualizowanej wersji Polityki Prywatności na stronie Serwisu;
• aktualizację daty „Ostatnia aktualizacja” widocznej na początku dokumentu;
• w przypadku zmian istotnych — powiadomienie drogą e-mailową (jeśli Administrator dysponuje adresem e-mail Użytkownika).

Kontynuowanie korzystania z Serwisu po opublikowaniu zaktualizowanej Polityki Prywatności oznacza zapoznanie się z jej treścią. Nie oznacza to jednakże wyrażenia zgody na przetwarzanie danych w nowych celach — w takich przypadkach Administrator będzie ubiegał się o stosowną zgodę Użytkownika.

Podanie danych osobowych przez Użytkownika jest dobrowolne, jednakże:

• W przypadku zawarcia umowy — podanie adresu e-mail, a przy NetSendo Cloud nazwy instancji, jest warunkiem złożenia Zamówienia. Dane płatnicze i adres rozliczeniowy podajesz Link; bez nich płatność nie jest możliwa.
• W przypadku obowiązku prawnego — podanie danych do celów podatkowych i rachunkowych (np. na fakturze) wynika z obowiązujących przepisów prawa i nie może zostać pominięte.
• W pozostałych przypadkach — podanie danych jest w pełni dobrowolne i nie rodzi żadnych negatywnych konsekwencji poza brakiem możliwości skorzystania z określonych funkcji Serwisu (np. formularz kontaktowy, newsletter).