Polityka Prywatności

Administratorem danych osobowych jest NETSENDO PSA (prosta spółka akcyjna), wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Katowice-Wschód w Katowicach, VIII Wydział Gospodarczy KRS.

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD). W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prosimy o kontakt na adres e-mail: office@netsendo.com.

„Dane osobowe”

wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej (art. 4 pkt 1 RODO).

„Przetwarzanie”

każda operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych, w tym zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie, usuwanie lub niszczenie (art. 4 pkt 2 RODO).

„Administrator”

NETSENDO PSA — podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych (art. 4 pkt 7 RODO).

„Serwis”

strona internetowa dostępna pod adresem netsendo.com oraz wszelkie powiązane podstrony.

„Aplikacja” lub „Oprogramowanie”

oprogramowanie NetSendo — platforma do automatyzacji email i SMS marketingu typu self-hosted, udostępniana na podstawie odrębnej licencji EULA.

„Użytkownik”

każda osoba fizyczna korzystająca z Serwisu lub Aplikacji.

„Pliki cookies”

niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym Użytkownika przez przeglądarkę internetową podczas korzystania z Serwisu.

„RODO”

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. — Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych.

„PKE”

Ustawa z dnia 12 lipca 2024 r. — Prawo komunikacji elektronicznej, regulująca m.in. zasady stosowania plików cookies.

Dane osobowe Użytkowników przetwarzane są w oparciu o następujące cele i podstawy prawne:

W przypadku gdy podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), interesem tym jest w szczególności: prowadzenie bieżącej korespondencji, zapewnienie bezpieczeństwa systemów informatycznych, prowadzenie analiz statystycznych oraz marketing własnych produktów i usług.

Dane osobowe Użytkowników mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów przetwarzania:

• Dostawcy usług hostingowych i infrastruktury IT — podmioty zapewniające hosting Serwisu, bazy danych, usługi CDN i poczty elektronicznej;
• Dostawcy usług płatniczych — operatorzy płatności obsługujący transakcje subskrypcyjne (np. Stripe, Polar);
• Dostawcy narzędzi analitycznych — podmioty dostarczające narzędzia do analizy ruchu na stronie (jeśli są stosowane);
• Biuro rachunkowe i doradcy prawni — podmioty świadczące usługi księgowe, podatkowe i prawne na rzecz Administratora;
• Organy publiczne — w przypadkach przewidzianych przez obowiązujące przepisy prawa (np. urzędy skarbowe, sądy, organy ścigania).

Każdy podmiot przetwarzający dane na zlecenie Administratora działa na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO) i jest zobowiązany do stosowania odpowiednich środków ochrony danych.

W związku z korzystaniem z usług podmiotów trzecich (np. dostawców infrastruktury, procesorów płatności), dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG).

W takim przypadku przekazanie danych odbywa się na podstawie:

• decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych w państwie trzecim (art. 45 RODO);
• standardowych klauzul umownych (SCC) przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO);
• wiążących reguł korporacyjnych (BCR) zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy (art. 47 RODO);
• innych mechanizmów przewidzianych w Rozdziale V RODO.

W szczególności przekazanie danych do USA może odbywać się na podstawie EU-US Data Privacy Framework (decyzja Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r.) lub standardowych klauzul umownych.

Użytkownik ma prawo uzyskać kopię stosowanych zabezpieczeń, kontaktując się z Administratorem na adres: office@netsendo.com.

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, w jakich zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa:

Po upływie wskazanych okresów dane osobowe są usuwane lub skutecznie anonimizowane.

Zgodnie z RODO, każdemu Użytkownikowi, którego dane osobowe są przetwarzane przez Administratora, przysługują następujące prawa:

• Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) — prawo do uzyskania potwierdzenia, czy dane osobowe są przetwarzane, oraz do uzyskania kopii danych.
• Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) — prawo do żądania poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.
• Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) — „prawo do bycia zapomnianym” — prawo do żądania usunięcia danych osobowych, gdy nie istnieje podstawa prawna ich dalszego przetwarzania.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) — prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych w określonych przypadkach.
• Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — prawo do otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz do przesłania ich innemu administratorowi.
• Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) — prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec profilowania. W przypadku sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego — dane nie będą dalej przetwarzane w tym celu.
• Prawo do cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3 RODO) — w przypadku gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, Użytkownik ma prawo cofnąć zgodę w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
• Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego(art. 77 RODO) — Użytkownik ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO):
  Urząd Ochrony Danych Osobowych
  ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa
  Strona internetowa: https://uodo.gov.pl

W celu realizacji powyższych praw prosimy o kontakt na adres e-mail: office@netsendo.com. Odpowiedź na żądanie zostanie udzielona bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie jednego miesiąca od dnia otrzymania żądania. W przypadku skomplikowanych żądań termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym Użytkownik zostanie poinformowany.

Administrator nie podejmuje wobec Użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny istotny sposób wpływały na ich sytuację (art. 22 RODO).

W ramach Serwisu mogą być stosowane podstawowe mechanizmy analityczne w celu optymalizacji treści i dopasowania komunikacji do preferencji Użytkowników. Tego rodzaju działania nie stanowią profilowania w rozumieniu art. 22 RODO, gdyż nie prowadzą do podejmowania zautomatyzowanych decyzji mających istotny wpływ na Użytkownika.

W przypadku wdrożenia mechanizmów profilowania lub zautomatyzowanego podejmowania decyzji w przyszłości, Administrator zaktualizuje niniejszą Politykę Prywatności i poinformuje Użytkowników w odpowiedni sposób.

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w szczególności zabezpieczające dane przed nieuprawnionym dostępem, zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 32 RODO).

Stosowane środki ochrony obejmują w szczególności:

• Szyfrowanie transmisji danych — komunikacja między przeglądarką Użytkownika a serwerem Serwisu odbywa się z wykorzystaniem protokołu SSL/TLS (certyfikat HTTPS);
• Kontrola dostępu — dostęp do danych osobowych mają wyłącznie upoważnione osoby, na podstawie indywidualnych uprawnień;
• Regularne kopie zapasowe — wdrożone procedury tworzenia kopii zapasowych zapewniające ciągłość działania i odzyskiwanie danych;
• Aktualizacje oprogramowania — regularna aktualizacja systemów i oprogramowania w celu eliminacji znanych podatności;
• Szkolenia personelu — osoby mające dostęp do danych osobowych są przeszkolone w zakresie ochrony danych osobowych i zobowiązane do zachowania poufności.

Aplikacja NetSendo oferuje funkcje oparte na sztucznej inteligencji, w tym generowanie treści e-maili, sugestie tematów wiadomości oraz planowanie kampanii za pomocą modułu Campaign Architect.

W tym kontekście informujemy, że:

• Modele AI są dostarczane przez podmioty trzecie — Użytkownik samodzielnie konfiguruje integrację z wybranym dostawcą AI (np. OpenAI, Anthropic, Google) i dostarcza własny klucz API. NETSENDO PSA nie przetwarza zapytań AI Użytkownika ani nie ma do nich dostępu;
• Dane przetwarzane lokalnie — w przypadku korzystania z Aplikacji w wersji self-hosted, wszystkie dane AI przetwarzane są na infrastrukturze kontrolowanej przez Użytkownika i nie są przekazywane do NETSENDO PSA;
• Brak automatycznego podejmowania decyzji — funkcje AI mają charakter wyłącznie wspierający i sugerujący. Ostateczna decyzja o treści i wysyłce wiadomości należy zawsze do Użytkownika;
• Zgodność z AI Act — Administrator monitoruje rozwój regulacji dotyczących sztucznej inteligencji, w tym Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie sztucznej inteligencji (AI Act), i zobowiązuje się do dostosowania swoich usług zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności w celu dostosowania jej do aktualnego stanu prawnego, zmian technologicznych lub modyfikacji zakresu świadczonych usług.

O wszelkich istotnych zmianach Użytkownicy zostaną poinformowani poprzez:

• opublikowanie zaktualizowanej wersji Polityki Prywatności na stronie Serwisu;
• aktualizację daty „Ostatnia aktualizacja” widocznej na początku dokumentu;
• w przypadku zmian istotnych — powiadomienie drogą e-mailową (jeśli Administrator dysponuje adresem e-mail Użytkownika).

Kontynuowanie korzystania z Serwisu po opublikowaniu zaktualizowanej Polityki Prywatności oznacza zapoznanie się z jej treścią. Nie oznacza to jednakże wyrażenia zgody na przetwarzanie danych w nowych celach — w takich przypadkach Administrator będzie ubiegał się o stosowną zgodę Użytkownika.

Podanie danych osobowych przez Użytkownika jest dobrowolne, jednakże:

• W przypadku zawarcia umowy — podanie danych takich jak adres e-mail, dane identyfikacyjne i dane do faktury jest wymogiem umownym, niezbędnym do świadczenia usług. Odmowa podania tych danych uniemożliwi zawarcie i realizację umowy.
• W przypadku obowiązku prawnego — podanie danych do celów podatkowych i rachunkowych (np. na fakturze) wynika z obowiązujących przepisów prawa i nie może zostać pominięte.
• W pozostałych przypadkach — podanie danych jest w pełni dobrowolne i nie rodzi żadnych negatywnych konsekwencji poza brakiem możliwości skorzystania z określonych funkcji Serwisu (np. formularz kontaktowy, newsletter).